eknik Persidangan Organisasi
Secara sederhana sidang bisa diartikan sebagai pertemuan
untuk membicarakan sesuatu. Sedangkan sidang dalam organisasi adalah pertemuan
formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan
keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi dengan mengikuti
mekanisme-mekanisme dan aturan yang jelas. Kebijakan dan keputusan dari
persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan
perubahan. Keputusan yang telah disepakati dalam persidangan sifatnya final,
sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak
hadir dalam persidangan.
Dalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan
atau mekanisme yang harus dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan
diberlakukan dalam sebuah persidangan bertujuan agar sidang yang dilaksanakan
berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main sidang
harus jelas dan bisa dipahami oleh semua peserta sidang.
Sebelum membahas tentang aturan main dan teknik persidangan,
kita akan membahas terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi.
Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu:
1) Sidang Pleno
a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
(panitia pengarah)
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan
2) Sidang Paripurna
a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan
keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3) Sidang Komisi
a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau
yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu
seorang Sekretaris Sidang Komisi
d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota
Komisi dalam Komisi tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas
dari Komisi yang bersangkutan
4) Sidang Sub Komisi
a) Sidang Sub Komisi diikuti oleh anggota masing-masing
Komisi
b) Sidang Sub Komisi adalah pembagian dari komisi yang ada
untuk membahas hal yang lebih spesifik dan detail
c) Sidang sub komisi lebih terbatas dalam sidang komisi guna
mematangkan materi lanjut dan ketika sidang komisi dianggap cukup, maka tidak
perlu diadakan sidang sub komisi.
Perangkat sidang:
1. Peserta sidang (Quorum)
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan,
karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta
sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi
dari sidang tersebut.
2. Presidium atau pimpinan sidang
– Ketua (Presidium 1)
– Anggota (Presidium 2)
– Anggota (Presidium 3)
3. Agenda acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan.
Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun
sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus
4. Ruangan sidang
5. Perlengkapan sidang
– Meja
– Kursi
– Palu
sidang
– Pengeras
suara
– Podium
– Laptop
dan Printer
– Notulensi
6. Tata
tertib persidangan
Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):
1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang
Tugas Pimpinan sidang :
1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan
agar fokus
3. Membuat keputusan-keputusan
Etika dan Aturan persidangan :
– Disiplin
– Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
– Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti
aturan
– Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang
– Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam
perdebatan)
– Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan
persidangan
Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan
– Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan
– Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar
persidangan
– Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
– Refreshing (ketika menghadapi situasi yang stagnant dalam
persidangan)
Ketukan palu sidang
1 (satu) kali ketukan
a) Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan
sidang
b) Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point
dan atau bab per bab (keputusan sementara)
c) Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu
lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
d) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak
gaduh.
e) Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak
terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak
perlu meninggalkan tempat sidang.
2 (dua) kali ketukan
Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya
istirahat, lobying, sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)
3 (tiga) kali ketukan
a) Membuka dan menutup acara persidangan
b) Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau
pengesahan keputusan akhir secara keseluruhan dari semua hasil persidangan
(konsideran)
Macam-macam interupsi :
a) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi
yang bersifat prinsipil)
b) Interupsi point of information (digunakan apabila ada
informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
c) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada
klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
d) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk
melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).
Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan
a) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara
waktu.
b) Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
c) Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan)
d) Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan
kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka
dan memilih untuk keluar dari acara persidangan
e) Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.
f) Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu
dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang
g) PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan
untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan
